Algemene leveringsvoorwaarden

Introductie

Als onderdeel van de ontwikkelingen welke afgelopen jaren binnen Hartevelt Fashion Fulfilment hebben plaats gevonden zijn de algemene leveringsvoorwaarden bijgewerkt en aangepast om de ontvangst, controle en opslag van goederen verder te vergemakkelijken en te stroomlijnen.

Deze algemene leveringsvoorwaarden moeten, in het gemeenschappelijk belang van alle partijen, zorgen voor een betere samenwerking tussen de leverancier en Hartevelt Fashion Fulfilment, voor een snellere verwerking van de producten en een vlottere validatie van de facturen.

Daarnaast bepalen ze de essentiële regels die moeten worden nageleefd, evenals de gedetailleerde informatie die moeten worden meegedeeld tijdens iedere expeditie. Ze vervangen alle andere bestaande voorwaarden en documenten die tot op de dag van vandaag door Hartevelt Fashion Fulfilment ooit gepubliceerd zijn geweest.

1. Leveringen

1.1. Aanmeldingen

Let op: aanmeldingen zijn verplicht voor iedere levering!

Een aanmelding wordt gemaakt door contact op te nemen met het logistieke team van ons magazijn. Dit doet u door een e-mail te sturen naar: Logistics@Hartevelt.net met een ingevuld aanmeldingsdocument zoals in de mail toegevoegd.

De onderstaande informatie is vereist om een afspraak per mail te maken:

Naam leverancier
Merknaam
Contactpersoon + GSM/telefoonnummer
Ordernummer/Referentie
Aantal pakketten en/of pallets
Naam van de transporteur
Bevestiging van de pakbon(nen) voor de te leveren goederen

Iedere onvolledige aanmelding zal geweigerd worden, mocht de aanmelding niet op de juiste wijze ingediend zijn voor levering zijn wij genoodzaakt 0.5 uur extra werk door te belasten!

De bevestiging wordt binnen 24 uur na aanvraag per e-mail verstuurd. De datum en tijd van de afspraak worden aan u meegedeeld en moeten absoluut gerespecteerd worden. Zo niet, dan zal ons magazijn (mogelijk) de levering weigeren.

In geval van weigering van ontvangst door ons magazijn wegens niet-naleving van de algemene leveringsvoorwaarden van Hartevelt Fashion Fulfilment, zal een document met de reden(en) van de weigering rechtstreeks aan de chauffeur verstrekt worden.

De leverancier zal verantwoordelijk worden gesteld voor de afhandeling van de geweigerd levering volgens de vooropgestelde procedures. Onder geen enkele omstandigheid kunnen extra kosten aan Hartevelt Fashion Fulfilment worden aangerekend, ongeacht de door de leverancier opgegeven reden.

1.2. Adres en openingstijden

Afleveradres: Hartevelt Fashion Fulfilment
Molensteijn 8, 3454PT De Meern Nederland

Time slots gelden van maandag tot en met vrijdag op de onderstaande tijden:

Ochtend > 8:30 – 10:30 uur en 10:45 – 13:00 uur
Middag > 13:30 – 15:30 uur en 15:45 – 17:00 uur

Het is essentieel dat de leverancier onze time slots respecteert om desorganisatie en operationele storingen in ons magazijn te voorkomen. Chauffeurs die zich voor of na de afgesproken levertijd aanmelden, worden niet langer met voorrang behandeld, maar op basis van de beschikbaarheid van het logistieke team.

In geval van overmacht op de dag van levering, gelieve rechtstreeks contact met onze diensten op te nemen via telefoonnummer 030-6669092.

1.3. Leveringsdocumenten

Bij iedere levering moet de leverancier of zijn transporteur onderstaande documenten voor kunnen leggen:

Afleverreferentie welke bekend is bij Hartevelt
De pakbon (1 pakbon per order)
De gedetailleerde paklijst per doos
De vrachtbrief (CMR)

Het niet indienen van de genoemde documenten en/of het indienen van onvolledige of niet-conforme documenten zal resulteren in een categorieke weigering van de levering en de verplichting voor de leverancier of zijn transporteur om een nieuwe afspraak te boeken volgens de regels.

Bij de levering moeten de documenten:

Worden aangeboden door de leverancier of zijn transporteur bij de goederenontvangst (ingang expeditie, deur naast losdeur 2) voordat de trailer en/of container wordt geopend;
Zichtbaar en direct toegankelijk zijn bij het openen van de trailer en/of container

Opmerkingen:

Iedere fout in de pakbon die het niet mogelijk maakt om de producten of de geleverde hoeveelheden correct te verifiëren, wordt gelijkgesteld met een gebrek aan documenten;
Iedere pakbon die het voorwerp is geweest van handgeschreven wijzigingen zal worden geweigerd;
Bij gebrek aan een paklijst per doos is een gedetailleerde pakbon altijd verplicht (lijst van alle producten die aanwezig zijn in de levering voor een bepaalde bestelling).

1.4. Standaardinhoud van de leveringsdocumenten

Essentiële informatie die op de pakbon of de paklijsten dient worden opgenomen:

Naam en adres van de leverancier
Merknaam
Ontvanger (Hartevelt Fashion Fulfilment)
Leveringsadres
Ordernummer / referentie
Pakbon- of paklijstnummer
Doosnummer (doos 1/3, 2/3, 3/3… aanbevolen, maar niet verplicht)
Inhoud van de verpakkingen (referenties en hoeveelheden)
Aantal stuks besteld en geleverd per referentie artikel-kleur-maat
EAN-codes indien beschikbaar

2. Verpakking

2.1. Palletlevering

Voor iedere levering van meer dan 10 pakketten moeten de goederen gepalletiseerd worden volgens de norm: 80cm x 120cm of 100cmx 120cm op een maximale hoogte van 180cm.

In geval van palletlevering geldt het volgende:

De pallet mag niet gebroken zijn;
De kartonnen dozen mogen niet beschadigd, geplet, gescheurd of nat zijn;
De kartonnen dozen mogen de standaardafmetingen van de pallet waarop ze geplaatst staan niet overschrijden
Indien de zending los geladen is, zullen het aantal gebruikte pallets worden doorbelast.

2.2. Pakketten

Het maximaal toegestane gewicht per pakket is 23 kg (dit is het maximale gewicht die logistieke medewerkers mogen tillen) en alle pakketten moeten de volgende informatie bevatten:

Naam leverancier
Merknaam
Ordernummer / referentie

2.3. Kledinghoezen

De kledinghoezen zijn als volgt verpakt:

De goederen worden verpakt in (bij voorkeur doorzichtige) plastic beschermhoezen;
De goederen hang aan hangers, één stuk per hanger
Het maximaal toegestane aantal per hoes is 10 stuks.

Alle kledinghoezen moeten de volgende informatie bevatten:

Naam leverancier
Merknaam
Referenties en hoeveelheden (of paklijst)
Bundelnummer (bundel 1/3, 2/3, 3/3… dit is verplicht)

2.4. Verpakking van productidentificatie

De goederen moeten worden verpakt in verpakkingen waarmee ze veilig kunnen worden vervoerd, zowel bij levering aan het Hartevelt Fashion Fulfilment magazijn als bij doorlevering aan winkels.

Ieder product moet:

Individueel verpakt worden, inclusief accessoires en decoratieve objecten;
Voorzien zijn van een SKU (referentie artikel-kleur-maat) om het duidelijk te kunnen identificeren;
Indien mogelijk een barcode hebben.

De leveranciersreferentie op het etiket moet dezelfde zijn als deze vermeld in de orderbevestiging. Het identificatielabel moet duidelijk zichtbaar op de productverpakking worden aangebracht (zichtbaar etiket in de transparante verpakking of een etiket aangebracht op de productverpakking).
Indien het product voorzien is van een barcode, moet deze met het blote oog waarneembaar zijn en geschikt om te scannen.

Eisen bij het gebruik van barcodes:

Iedere SKU (referentie artikel-kleur-maat) moet zijn specifieke barcode bezitten;
Het is van essentieel belang dat barcodes worden toegewezen aan de juiste (!) producten.

Textielproducten, lederwaren, schoenen en andere accessoires moeten voldoen aan de Europese verordening betreffende textielvezelbenamingen, etikettering en merking van de vezelsamenstelling van de textielproducten (wanneer textielproducten op de markt worden aangeboden, moeten zij voorzien worden op
een duurzame, goed leesbare, zichtbare en toegankelijke wijze van een etiket of een merk dat de vezelsamenstelling ervan aanduidt).

3. Lossen en ontvangen

3.1. Soorten voertuigen

De volgende voertuigen zijn toegelaten op ons terrein:

Vrachtwagen met laadklep;
Opleggers;
Lichte vrachtwagen zonder achterklep;
Auto’s en andere kleine gemotoriseerde voertuigen.

Hartevelt Fashion Fulfilment beschikt over een laadperron met 7 laad- en lospunten.
Dock 1 en 3 t/m 7 beschikken over een loskade en zijn geschikt voor vrachtwagens met laadklep en opleggers. Deur 2 (roldeur) is geschikt voor auto’s en bussen (pakketdiensten of kleine confectieleveringen).

Het laadperron bevindt zich aan de achterzijde van het gebouw en is toegankelijk via de ingang bij de expeditie.

Adres expeditie: Molensteijn 8, 3454PT De Meern (achterzijde pand)

3.2. Controle bij het lossen

Bij het lossen wordt een visuele en kwantitatieve controle uitgevoerd. Indien de goederen beschadigd zijn (beschadigde verpakking, vocht, beschadigde veiligheidszegel etc) of als het aantal pakketten niet voldoet aan de transportdocumentatie, zal de levering geweigerd kunnen worden. In geval van twijfel bij de acceptatie van de goederen, zullen er reserveclausules vermeld worden bij het ondertekenen van de vervoersdocumenten (onder voorbehoud van de gedetailleerde controle en/of telling) en indien nodig worden er foto’s gemaakt ter validatie aan de betrokken partijen.

3.3. Non-conformiteit

De leverancier garandeert dat de geleverde producten, hun verpakking en etikettering in alle opzichten voldoen aan de bestelling en aan de geldende wetten, voorschriften, normen en gebruiken.

Hartevelt Fashion Fulfilment beschikt over een termijn van 30 dagen vanaf ontvangst van de goederen om het volgende te constateren:

De non-conformiteit van de goederen vergeleken met de initiële bestelbon en/of de aangeleverde paklijst (niet bestelde artikelen, hoeveelheid/aantal, etc)
De aanwezigheid van duidelijk gebreken.

In geval van weigering van goederen wegens non-conformiteit zal de leverancier de desbetreffende goederen op eigen kosten en dit binnen een termijn van maximaal 10 dagen vanaf melding van de gebreken door Hartevelt Fashion Fulfilment, moeten ophalen.

4. Facturatie

4.1. Facturatievoorwaarden

De leverancier zal, indien mogelijk per bestelling en per afleveringsbon, een factuur verstrekken. Naast de naleving van de geldende wettelijke bepalingen, moet de factuur van de leverancier de volgende elementen bevatten:

Juridische naam van de verkoper;
Leveranciersadres;
BTW-nummer van de leverancier;
Facturatiegegevens van Hartevelt Fashion Fulfilment.

Hartevelt Fashion Fulfilment
Molensteijn 8
3454 PT De Meern
Nederland

TEL: 030 666 29 84
BTW-NR.: 802498693.B01
KVK: 30118782

Ordernummer Hartevelt Fashion Fulfilment
Nummer van de pakbon of paklijst die overeenstemt met de levering
Naam van ieder product
Hoeveelheid van ieder product
Eenheidsprijs (excl. BTW)
Toepasselijk BTW-tarief
Kortingen indien van toepassing
Datum en wijze van betaling volgens voorafgaande akkoorden

De leverancier stemt ermee in om de factuur en de bijbehorende leveringsbon systematisch naar het volgende e-mailadres te sturen: Administratie@hartevelt.net

4.2. Extra kosten als gevolg van een weigering van levering

In geval van weigering van een levering omwille van één of meerdere van de in dit document genoemde redenen, vallen alle kosten van de initiële levering, de behandeling en her-levering van de goederen onder de verantwoordelijkheid van de leverancier. Dit geldt ook voor alle fouten begaan door een door de leverancier aangestelde afhankelijke transporteur.

5. POS materiaal en anderen

5.1. Facturatievoorwaarden

Het is verboden om POS materiaal, flyers, posters, verpakkingsmaterialen of andere promotionele artikelen naar ons magazijn te sturen zonder voorafgaande toestemming. In geval van levering van dergelijke producten zonder voorafgaande toestemming, worden de kosten van de behandeling en vernietiging naar de leverancier door gefactureerd.